Administrador de una SL española viviendo en Italia: qué implica

Puedes ser administrador de una sociedad limitada (SL) española sin vivir en España y sin tener una sola participación: la Ley de Sociedades de Capital no exige ser socio, salvo que los estatutos digan otra cosa (artículo 212). Es una situación frecuente cuando una empresa italiana abre una filial en España o cuando una familia con negocio a ambos lados reparte los cargos. Aceptar el nombramiento, sin embargo, trae consigo un trámite que se hace en España, una forma concreta de cobrar y declarar, y una responsabilidad personal que no cambia por vivir en Milán o en Roma.

Sin NIE, el nombramiento no llega al Registro

El nombramiento lo decide la junta de socios y surte efecto desde que el administrador lo acepta (artículo 214.3). A partir de la aceptación, la sociedad tiene diez días para presentarlo a inscripción en el Registro Mercantil (artículo 215).

Para inscribirlo, el Registro tiene que dejar constancia de la identidad del administrador. El artículo 38 del Reglamento del Registro Mercantil pide, para los extranjeros, el número de identificación de extranjero y el NIF cuando corresponda. En la práctica, notarios y registradores exigen el NIE del administrador extranjero: sin él, la inscripción se suspende y el nombramiento no se puede oponer a terceros, que es tanto como decir que frente a bancos, clientes y proveedores no eres todavía el administrador.

El NIE se puede pedir desde Italia en un consulado de España. La aceptación del cargo también se puede firmar en Italia, ante notario italiano y con la apostilla de La Haya, sin viajar a España.

El cargo es gratuito, salvo que los estatutos digan lo contrario

Es la regla del artículo 217: el cargo de administrador es gratuito a menos que los estatutos establezcan un sistema de remuneración. Ese sistema tiene que precisar los conceptos: una asignación fija, dietas de asistencia, participación en beneficios, retribución variable, entre otros. Y la junta general aprueba cada año el importe máximo para el conjunto de los administradores.

Si los estatutos de tu SL no prevén retribución y te van a pagar por el cargo, el primer paso es modificarlos. Un pago sin cobertura estatutaria queda sin base legal frente a los socios y frente a Hacienda.

Cómo tributa lo que cobras: primero en España

Para Hacienda, la retribución que paga una sociedad residente en España a su administrador es renta obtenida en España, viva donde viva quien la cobra (artículo 13.1.e de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes). El convenio entre España e Italia para evitar la doble imposición lo confirma en su artículo 16: las retribuciones como miembro del órgano de administración de una sociedad residente en un Estado pueden someterse a imposición en ese Estado.

El tipo es del 19 % para residentes en la Unión Europea, Islandia, Noruega y Liechtenstein, y del 24 % para el resto. Se aplica sobre el importe íntegro, sin gastos deducibles.

La sociedad practica la retención y la ingresa con el modelo 216, en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero. En enero presenta además el modelo 296, el resumen anual de las retenciones a no residentes. Del lado del administrador, lo útil es guardar el certificado de retenciones: hará falta en Italia.

Y después en Italia

Si resides en Italia, Italia grava tu renta mundial, incluida la que viene de la SL española. El TUIR trata los honorarios de administrador como redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (artículo 50, apartado 1, letra c-bis), salvo que el cargo forme parte de tu actividad profesional, como ocurre con un commercialista: en ese caso son renta de trabajo autónomo.

La doble imposición se corrige con el credito d'imposta del artículo 165 del TUIR, que se declara en el quadro CE del modelo Redditi. Lo prevé también el convenio (artículo 22): Italia descuenta el impuesto pagado en España, con un límite, la parte del impuesto italiano que corresponde a esa renta. En la práctica, el 19 % retenido en España se resta del IRPEF italiano de esa renta, hasta ese tope.

La Seguridad Social, un capítulo aparte

En la Unión Europea, el Reglamento (CE) 883/2004 hace que una persona cotice en un solo país a la vez. Si vives en España, controlas la sociedad y la diriges, lo habitual es el alta en el RETA, el régimen de autónomos. Si vives y trabajas en Italia, la respuesta depende de dónde ejerces de verdad la actividad, y el documento que lo acredita es el certificado A1. Merece la pena aclararlo antes de empezar a cobrar.

La responsabilidad no se queda en España

El administrador responde frente a la sociedad, los socios y los acreedores del daño que cause con actos u omisiones contrarios a la ley, a los estatutos o a los deberes del cargo, si hay dolo o culpa (artículo 236). Cuando el acto es contrario a la ley, la culpa se presume. La acción prescribe a los cuatro años (artículo 241 bis).

Hay una regla que afecta de lleno a quien llega a una sociedad ya en apuros. Si la SL está en causa de disolución, por ejemplo porque las pérdidas han dejado el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital (artículo 363), el administrador tiene dos meses para convocar la junta. Para quien es nombrado después, esos dos meses cuentan desde la aceptación del cargo (artículo 367). Si no lo hace, responde solidariamente con su patrimonio de las deudas sociales posteriores. Lo contamos con más detalle en el artículo sobre cómo cerrar una sociedad limitada en España.

Vivir en Italia no protege de nada de esto. Una sentencia española de condena se reconoce y se ejecuta en Italia gracias al Reglamento (UE) 1215/2012, sin un procedimiento especial.

Lo que se suele revisar antes de firmar

Antes de aceptar, quien llega al cargo suele pedir las últimas cuentas anuales aprobadas y depositadas, para comprobar el patrimonio neto frente al capital. También mira qué dicen los estatutos sobre la retribución, si la sociedad tiene deudas con Hacienda o con la Seguridad Social, y quién va a encargarse en España de las obligaciones del día a día: contabilidad, impuestos, depósito de cuentas. Son cuatro documentos y una conversación, y evitan sorpresas que luego se pagan con patrimonio propio.

Si tienes dudas, Riondato & Partners está aquí para ayudarte

Con más de 45 años de experiencia entre Italia y España, en Riondato & Partners acompañamos a quienes administran una sociedad en España desde Italia: el nombramiento, la retribución, la fiscalidad en los dos países y las obligaciones del cargo. Si te han propuesto ser administrador de una SL española, ponte en contacto con nosotros.

Fuentes

• Ley de Sociedades de Capital, texto consolidado (BOE)
• Reglamento del Registro Mercantil, artículo 38 (BOE)
• Agencia Tributaria: retribuciones de administradores de no residentes
• Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (BOE)
• Convenio entre España e Italia para evitar la doble imposición (BOE)
• Fiscomania: compensi da amministratore di fonte estera